仕事のミスを減らす！バレットジャーナル風ノート術

仕事の山場や年度末など忙しいタイミングで、ただでさえ時間がないのに、ミスのリカバリーに時間をとられることありませんか？

誰かのミスは「ミスしない人間なんていないよ」なんて、慰めたりもしますが、自分のミスはそうも言ってられない。改善あるのみ！

フルタイム復帰して初の大仕事を終えた後、自分の細かいミスのリカバリーに泣いた私、まめがその後行っているバレットジャーナル風ノート術をご紹介します。

自分のミスのパターンを分析

まずはどんなミスが多いのか、分析しました。

最近やっちまったミスを思い付く限りな書き出して、同じミスを繰り返していないか見てみます。

繰り返しているミスが分かったら、何故ミスが起きるのかを書き出します。

その上で、改善策を考えます。

私の場合

• よく起きるミス
  • 下請けさんからの請求書の経理への回し忘れ。
• 何故ミスが起きるのか？
  • 請求書処理作業が中断されて、そのまま
  • ただ処理するだけなので重要な仕事という認識がなく、すぐ忘れる
  • 提出履歴が管理できていない。調べるのは面倒。

こんな感じで分析していきます。できれば「なぜなぜ分析」で、5回ほどなぜを繰り返して掘り下げていくとよいですね。

私の場合、複数のクライアントで、複数のプロジェクトを同時進行していることもあり、ミスの原因として単純に忘れてた、というのが多めです。

仕事の内容を全て管理できるバレットジャーナル風ノートづくり

私のようなタイプのミスの場合、ToDoと業務の進捗管理を徹底するのがよさそう。そこで、

・全てのToDoが書けること
・ざっくり一週間の間にやることの管理ができる
・時間軸ではなく、ガントチャート的に管理できる

この３つを叶えるために、オリジナルでバレットジャーナルの考えを取り入れた管理ノートを作ることにしました。

バレットジャーナルについては、KOKUYOのサイトに基礎的なことがまとまっているので、参考にしました。

使ったのノートは手元にあった、モレスキンのスケジュール2016。

1日1ページのデイリータイプです。見ての通りスターウォーズコラボのポケットサイズ。
当然ながら日付は無視してノートとして使います。

ノートの構成は大きく３つでスタートしました。

• 進捗管理ガントチャート
• ウィークリーページ
• デイリーページ

進捗管理用のガントチャートの作り方

まず制作作物管理のガントチャートをつくりました。

これは請求書まわりの事務作業をミスらないように、自分が何をし終わっているか管理するためのオリジナルガントチャート。

エクセルで作って出力したものを貼り付けています。

表頭はどのクライアントでも使えるように汎用性をもたせた項目にしています。

ウィークリーページの作り方

ウィークリーページは順不同ですべてのTo Doを書き出します。基本は仕事のTo Doですが、プライベートのTo Doも記入します。

このノートを最初に作った時には、全ての業務を書き出しました。その後は日曜日に、月曜日以降の１週間のToDoを全て書き出しています。前週の積み残しは転記。

上の写真でチェックボックスの横に→を書いたものは次週に転記済みの印です。

私は週末に子どものスイミングの見学時間があるので、その間にやることにしています。

週の途中でToDoが増えたら、ここに追記してから、日にちが決まっているものはデイリーにも記載しています。

デイリーページの作り方

デイリーページは１日を見開き２ページで使っています。

左側に【To Do】【IDEA】と【ASK】
右側はブレストとか気になったこと、覚えておくと便利そうなことをメモ。

左ページ
ToDoはウィークリーのページを見ながら、その日にやることを記載していきます。隣の数字は取り組む順番です。

IDEAは新しい取り組みや切り口に使えそうな情報や視点などのメモ。

ASKは頼まれた仕事。この日は無かったのか記入していませんね。

右ページ
上の写真の右ページは、ちょっと覚えておきたかったのでジョハリの窓のマトリックスを書き写しています。

ノート上部には左にその日の目標(上の写真の日は書いて無いけど)、右に１日終わっての振り返りを
一言書いています。

また別の日はこんな感じ。

左はいつも同じ使い方。To Doの後ろの（　）の中は所要時間を見積。私はこれがものすごく苦手です。この日もこの通りできたかは？？？優先順位をつけるのも苦手で、目の前のことからやりたいタイプ。

こちらは右ページで、ASKに追われる理由を分析しています。

日によって右ページはルール無く使っていますが何かの分析を書くことが多いかな。

自分の仕事術的なもの以外にも、その時の仕事の課題整理みたいに具体的なものも記入しています。

デイリーページの左側のTo Doは、朝は特急で座っていくことが多いので、通勤時に記入しています。

To Doのチェックボックスはスタンプを購入

最初はTo Doをチェックするボックスは手書きしていたのですが、専用のスタンプを購入してみました。

行の間に来るように押すのにちょっとコツがいります。最初はだいぶ失敗しました。スタンプの側面に▼マークがあるので、それを合わせるようにして押すのがコツです。

モレスキンポケットのルールドには、6㎜を選ぶとちょうどよいですよ。

スケジュールは高橋書店の手帳で管理

もう何年も高橋書店のニューダイアリー カジュアル3を使用中です。

バーチカルタイプで時間管理をしています。もともとは手帳にTo Doを書いていたのですが、スペースが少なすぎて、書ききれずに忘れる仕事が出てしまいミスが…という流れでした。

最近はデイリーページのTo Doのところに、何時から何時までミーティング、などの情報は入れるようにしています。

今年の１月からこの方法を初めて、試行錯誤しつつも、以前よりは単純ミスが減っているような。問題はめちゃめちゃ忙しい時期に、このルーティンを守れるのか、です。

引き続き頑張っていきたいと思います。