マルチタスクな人は週単位の管理がおすすめ。バレットジャーナル風タスク管理法

一般的に会社で職位が上がるとタスクが増えますよね。私自身、執行役員になって業務面で一番変わったことは、従来の営業としての仕事に加えてマネジメントに関わる仕事がとても増えたことでした。

勤務先は中小企業のため、当然のことながら人手不足。人事も総務も専業はいません。さらに社内の経理システムを新しくするプロジェクトも担当することに。

ざっくり言うなら今までは営業だけだったのが、営業＋人事＋総務＋経理になった感じ。二足の草鞋を履く、ならぬ四足の草鞋になりました。

そんな状態のため、それまでデイリーで監理していたのバレットジャーナル風仕事管理術が立ち行かなくなりました。

再度バレットジャーナル風仕事管理術の見直しを迫られたので、そのご紹介です。

この記事が、マルチタスクに追われている、業務が多岐にわたって時間に追われてデイリー管理ができない、忙しいからこそミスを減らしたい！そんな方のお役にたてると嬉しいです。

もともと私がやっていたデイリー管理の方法についてのブログはこちらです↓

ちなみにノートは引き続きMOLESKINEのポケットサイズです。手元に2024年のスケジュール帳があるので日付無視で使っています。

バレットジャーナル風仕事管理術には時間が必要だった

四足の草鞋生活が始まって、一番困ったことは、

とにかく時間がない…

執行役員になったからと言って、営業として担当する仕事が減るわけではありません。単純に業務がプラスオンになる、それだけでも忙しくなりますよね。

さらに、思いのほか時間を使うのが「今ちょっといいですか？」という社内外含め、色々な人からの相談。今までは営業としてプロジェクトメンバーの相談にのっていればよかったのですが、あれやこれややっているので、色々な担当者から話しかけられる、話しかけられる。その対応で半日終わっていた、なんてこともザラでした。

時間が無くなると後回しになりがちなのが、バレットジャーナルのセットアップ。

今までは毎日ToDoをリストアップしていましたが、そんな時間も気力もない…。何日も白紙のページを量産する日々。

バレットジャーナルや手帳術のブログやYoutubeではこう言われていますよね。

• 時間は自分でつくるもの
• やらなければならないことをしないのは、自分で「やらない」と選んでいるのと同じ
• 朝5分のバレットジャーナルセットアップ時間がその日を充実させる

わかっています、わかっています、わかっています、、。

【わかる】と【できる】の間にある深い谷。四足の草鞋＋子育て中で営業と会社のマネジメントもする私には、それをやる時間も気力もなくて。

できないならバレットジャーナルをカスタマイズしてしまえ！となったのでした。

バレットジャーナルをセットアップできる時間を探そう！

時間が無いことが、バレットジャーナルを使いこなせない理由なら、まずやることは

バレットジャーナルをセットアップできる時間探し！

もともとは、通勤時に指定席を利用してそこで毎朝セットアップしていました。子どもの小学校入学で家を出る時間が早まり、特急に乗る必要もなくなったのと同時に、バレットジャーナルに使える時間が消えてしまったのでした。

そこで、朝30分早起きするとか、出社後メールチェック前にバレットジャーナルを書く、とか、色々と試しましたが、業務に忙殺されている私には努力が伴うものは継続できませんでした。

こうなったら、努力しないで確保できる時間を見つけるしかありません。

もう一度、スケジュールを記入しているバーチカルの手帳をパラパラ見ながら、時間を探します。

唯一確保できそうなのは子どものスイミングの待ち時間でした。

もともとウィークリーのToDoは週末、この時間に整理していて、ママ友とのおしゃべりにならなければ比較的確保できていました。

正味40分程度の時間ですが、ここをしっかり使うことに決めました。

たどり着いたのは、1週間単位でのToDo管理

時間が見つかったら、次は自分の仕事の傾向を把握します。

時間が決まっている仕事とそうでない仕事を分けます。会議や移動時間は時間が決まっているものなので、その他のタスクを見てみます。

私の場合、この日でないとできない、という日ちにが固定されたタスクは少なく、殆どが○○までにやらなければならない、という締め切りがあるタスクです。

つまり、締め切りに間に合えば、いつ仕事をしても良いわけです。

それならデイリーで管理しなくて良いと考え、ざっくり週単位でToDoリストを作って運用することにしました。

ウィークリーで管理するバレットジャーナルの作り方

ウィークリー管理にしてから３ヶ月、しっくりくる書き方にたどり着きました。

トライアンドエラーしながら、自分に合った方法を見つけられるのもバレットジャーナルのいいところ。

私のやり方をまとめます。

• 日曜日に翌週のタスクを思いつく限りリストアップ（手帳を見ながら行う）
• 締め切りがあるものはタスクの後ろに日付を記入
• 朝、その日に行うものを５個決めて、タスクの後ろに実行したい順に①〜⑤とカラーペンでナンバリング　※日ごとに色を変えます
• タスクが増えたら都度書き足す
• 積み残しは、日曜日に翌週に書き写す

上の写真は、ある週の私の実際のTo Doリストをもとに解説用に再現してみたものです。3月の日付は適当です。

ポイント3つめの、毎日①〜⑤まで番号をつけるところが、デイリーで管理するのと同じ意味合いを持っています。

優先順位の高い方からナンバーをつけます。５個にした理由は、飛び込んでくる仕事もあるので多すぎず、少なすぎずで丁度良かったからです。この数は人による＆タスクをどれくらい細分化するかにより変わります。

ウィークリー管理がうまくいった理由として、もともとスケジュール手帳が週間のバーチカルタイプだったこともありそうです。管理する単位がおなじなので、ウィークリーのタスク管理と相性が良かったです。

自分に合わせてカスタマイズできるのが、バレットジャーナルの魅力

バレットジャーナルはマンスリー⇒ウィークリー⇒デイリーとページを細分化していく書き方が基本ですが、自分の状況に合わなければ、どんどん変えてしまって良いと思います。

その時に忘れちゃいけないのは、管理の目的は何がを思い出すこと。私の場合はミスを減らすことが目的なので、それを達成できれば形式は自分オリジナルで良いと思っています。

そんな風に自由にカスタマイズできるのもバレットジャーナルの魅力です。