2025年に転職した私。転職してから、それまで別々だったバレットジャーナルとスケジュール手帳を合体して運用しています。
3月からサイズアップしてA5手帳で運用していましたが、4月にマネージャーに昇進して早々に困ったことが起こりました。
今日は、ミーティングの多いプレイングマネージャー管理職の、時間&ToDo管理の壁と試行錯誤についてご紹介します。
壁その1 ミーティングが多すぎる
最初の壁はスケジュールに記入する絶対量の増加。マネージャーになった途端に激変したこと、それは自分の時間が自分だけのものじゃなくなったことでした。
まず、部下の担当案件の定例ミーティングに参加する機会が増えました。自分プラス部下のクライアント定例&社内定例に出るだけで、1日の半分以上がミーティングに占拠されます。部下との1on1や、リーダー会議まで含めると、１日にミーティングが９本ある日もあったり。
結果起きたことは、ミーティングが手帳に書ききれない！
過去ブログで紹介した通り、2025年はNOLTYのレフトタイプを使っていました。
なんなら４月版からスペースを増やして、ページ丈夫に日ごとに縦に２枠ある「ゆるバーチカルタイプ」を導入していました。3月時点で定例のMTGのみ記入したのが下の写真。
これは定例だけが書かれているので、去年の時点でももう少しMTGは入っていましたが、多くても日に５つくらい。ところが、4月にチームを率いるようになったら下の写真のように、とにかくミーティングラッシュな毎日に代わりました。多いと９つミーティングが入ったりする日もあり。。。
こんな感じでミーティングが入るので、どんなに略語で記入しても縦に情報が書ききれなくなりました。
壁その2 予定を手帳に書き写しきれない
２番目の壁は流動性。マネージャーになり、今まで以上に「いつの間にかミーティングが入ってる」現象が起きるようになりました。
OutlookのスケジュールにInvitationがどんどん入ります。承認したものを手帳に書き写せばよいのですが、困るのは日程調整用のブロック。
ガッツリ予定をブロックされて、その後決まったらその時間はリリースされますが、それをいちいち手帳に書き写すのは手間がかかりすぎるし、わけがわからなくなります。
もはや、自分の予定は自分のものじゃない状態に。この流動的な予定を紙で管理するのはなかなかハードルが高い！
壁その3 ToDoが増えすぎて見開きに入らない
3つ目の壁はToDoの量。以前は手帳の見開きで１週間のToDoが収まる量でした。多い週でも40個書けるスペースがあれば収まっていましたが、業務範囲が広がったことで収まりきらなくなりました。
上の写真は3月のページなので１ページに20個のチェックボックスを入れていますが、4月には１ページに40個チェックボックスのスタンプを押していました。つまり見開きで80個。タスクを細かい単位にするとあっという間に60個位は埋まっていきますし、何より書くのが大変。
手帳をさらに大きくする選択肢も無くはないのですが、持ち歩きを考えるとA4へのサイズアップはできれば避けたいという思いでした。
壁を乗り越える、新しい運用方法への試行錯誤
3つの壁を感じてから、記入のアイデアを試してはChatGPTとやり取りしつつ、何とか手帳での運用を模索してトライアンドエラーを繰り返しましたが、、、
手帳でのバレットジャーナル運用を諦めました！
紙の手帳に全て一元化するのは物理的にも運用面でも無理だとわかったので、手帳をメインにしないことは比較的早く4月終わりごろには決断できました。
バーチカルタイプの手帳をやめた時も思い切りましたが、25年以上続けてきた紙の手帳での時間管理を手放す日が来るとは。
転職の時も思いましたが、人生何があるかわからないなぁ。
その後、すんなり新しい仕組みにたどり着いたわけではなく、ChatGPTと壁打ち→試してみる→壁打ち→改善、の繰り返し。
4月の終わりから3ヶ月ほど、あれこれやってみて、やっと気持ち的にも安心できるスケジュール&業務管理になってきました。
試したツールはこんな感じ。
- Microsoft ToDo
- Microsoft Planner
- Teamsの未開封をToDoとする
- Outlookのメール未開封をToDoとする
- OneNote
会社でMicrosoft365を標準で使っているので、Microsoftのアプリでできる仕組みをつくりたい。
上にリストアップしたものを単独で運用したり、組み合わせたり。文字通り試行錯誤の日々でした。
忙しいプレイングマネージャーはOutlookとOneNoteの組み合わせがオススメ
見出しが結論ですけれど、私の今の業務管理はOutlookとOneNoteの組み合わせです。
スケジュールはOutlookに全振り。紙の手帳には家族の予定しか書いていません。いつでもチェックしやすいようにスマホのウィジェットを使って、アプリを開かなくてもスケジュールが見える状態にしました。
一方、ToDo管理はOneNoteに全振りしました。こちらもスマホでも使えるようにしていますが、まだ同期に課題アリ。
新しい管理方法については、改めてご紹介したいと思います。
四半世紀を超える社会人人生の殆どを伴走してきた紙の手帳ですが、職位や仕事の進め方の変化により使い方を変える必要に迫られました。
仲の良かった親友と学校が変わって疎遠になる、みたいな気持ちですが、環境が変わり求めるものが変わったと前向きに受け止めて、新たな方法を模索し続けていきたいと思います！
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